Seit mittlerweile mehr als einem halben Jahr, bin ich überzeugter easybill Anwender. Die Software easybill haben wir mittlerweile nicht nur bei der p17 GmbH im Einsatz, sondern auch bei unserem Tochterunternehmen, dem Landkartenverlag, der Kastanea GmbH.
In den Vergangenen Jahren haben wir häufiger die Rechnungsprogramme gewechselt, so sind wir bei der p17 GmbH ursprünglich mit Quickbooks gestartet und sind später zu DATEV Unternehmen Online gewechselt. Diese Software haben wir nicht nur für das einbuchen der Eingangsrechnungen verwendet, sondern mit der Erweiterung Auftragswesen Online auch zum erstellen der Ausgangsrechnungen.
Unser Hauptproblem bei der p17 GmbH sind hierbei die vielen wiederkehrenden Rechnungen, die man über Auftragswesen Online nicht erstellen kann. Zwar ist es mit Auftragswesen Online möglich bestehende Rechnungen per Mausklick zu kopieren, allerdings muss man anschließend die Rechnung und die entsprechenden Leistungszeiträume bearbeiten.
Da es bereits ab der Software cobra ADRESS PLUS eine Schnittstelle zu Lexware Warenwirtschaft gibt, haben wir uns dann dazu entschlossen, die Software Lexware Warenwirtschaft Pro einzusetzen. Die Software erfüllte unsere Anforderung, dass wir Rechnungen in Intervallen regelmäßig erstellen konnten.
Mit Hilfe von Lexware Warenwirtschaft können Rechnungen als wiederkehrende Rechnung angelegt und ausgegeben werden. Dabei ist es sogar möglich, diese direkt per E-Mail an den entsprechenden Empfänger zu versenden.
Den Versand der Rechnung haben wir allerdings nicht über Lexware selbst gelöst, sondern haben hierzu einen Umweg über den gotomaxx PDFMAILER verwendet, da wir mit Hilfe des PDFMAILERs einen Workflow verarbeiten konnten, der für uns eine interne Arbeitserleichterung mit sich gebracht hat.
Allerdings stellten wir im Laufe der Zeit fest, dass wir zwar mit dem cobra CRM System gut aufgestellt sind, aber es war nicht ohne weiteres möglich eine Rechnung von unterwegs zu erstellen. Zwar konnten wir mit Hilfe des VPN Zugriffs auf unser Netzwerk und auf den entsprechenden Terminalserver eine Rechnung auch von unterwegs erstellen, allerdings war für uns ein Desktop Fat Client für uns ab diesem Zeitpunkt nicht mehr State of the Art.
Nachdem wir mit der Lexware Warenwirtschaft zwar grundsätzlich zufrieden waren, uns aber die Möglichkeit fehlte per Weboberfläche eine Rechnung zu stellen, schauten wir uns auf dem Markt noch einmal um und wir fanden über die Google Suche unter anderem die Software sevDesk, welche im Rahmen der Teststellung einen guten Eindruck machte. Wir entschieden uns damals auf sevDesk zu wechseln und wollten damit auch zum Teil DATEV Unternehmen Online für die Erfassung der Eingangsrechnungen ersetzen.
Kurz vorab: Das erfassen der Eingangsrechnungen wurde nach drei Monaten eingestellt, da es zu einigen Fehlbuchungen kam, die der Steuerberater für uns manuell bereinigt hat. Somit konnten wir DATEV Unternehmen Online nicht abschaffen und sind bis heute dabei geblieben.
Das Erstellen der Ausgangsrechnungen war mit sevDesk allerdings kein Problem und wir haben alle Aktualitätsgarantie Rechnungen von cobra, alle RegioGraph Abonnements etc. entsprechend in der Software hinterlegt, um die automatischen Rechnungen zu erstellen.
Dies klappte auch mehrere Monate ohne Probleme, bis dann die Mehrwertsteuerumstellung in der Corona Zeit erfolgte und alle automatischen Rechnungen automatisch deaktiviert wurden, da diese nachträglich noch einmal angepasst werden mussten. An dieser Stelle fing es dann an, dass die Software für unsere Zwecke nicht mehr richtig rund lief. Wir hatten permanent Probleme mit dem Versand der automatisch erstellten Rechnungen, variablen wurden zum Teil nicht richtig ausgefüllt und der Frust machte sich auf unserer Seite bemerkbar.
Wir schauten uns also wieder am Markt um, welche Lösungen es gibt. Welche Anforderungen wir genau benötigen. Dabei stolperten wir über die unterschiedlichsten Lösungen. Von Programmen wie invoiz, FastBill, debitoor und viele mehr. Wir legten uns wieder überall Testaccounts an und prüften die Software auf Herz und Nieren. Dieses Mal stand wieder die automatische Rechnung im Fokus, aber auch der Komfort, den wir aus cobra kennen, wie zum Beispiel eine Rechnung soll erstellt werden können mit den Benutzerspezifischen Informationen, die aus der Benutzeranmeldung abgerufen werden.
Der erste Eindruck von easybill hat uns im ersten Moment nicht ganz überzeugt, da die Software an der ein oder anderen Stelle eben nicht so schick aussah wie zum Beispiel sevDesk oder FastBill, wobei dies sicherlich auch eine Frage des Geschmacks ist. Aber easybill konnte mit den Funktionen, der Template Sprache Liquid und einem erstklassigen Support punkten.
Mittlerweile haben wir uns an die Oberfläche gewöhnt und vor allem an die Vielzahl an Möglichkeiten die wir im Bereich der Rechnungsstellung haben. Außerdem auch solche Highlights wie das erstellen von Briefen, die über easybill sogar postalisch versendet werden können.
Das einzige Manko was wir hier haben ist die doppelte Datenpflege.
In der Regel wird der Interessent als erstes in cobra erfasst und anschließend an easybill übergeben, falls ein Angebot oder eine Rechnung erstellt werden soll. Wir erfassen also zuerst den Datenstamm in cobra und schreiben diesen später ab und hinterlegen die Adressinformationen in easybill.
Dieser manuelle Vorgang ist natürlich sehr fehleranfällig und vor allem, sollte die Adresse im Nachgang noch einmal geändert werden müssen, darf man nicht vergessen die Adresse in beiden Systemen zu aktualisieren.
Wir haben uns also dazu entschlossen eine Schnittstelle zwischen cobra und easybill zu entwickeln.
Die erste Version unserer Schnittstelle soll lediglich die Adressinformationen von cobra zu easybill übertragen, sowie in easybill aktualisieren und Umsatzzahlen aus easybill in cobra hinterlegen.
Dabei müssen für die erste Schnittstelle lediglich die Feldinformationen wie zum Beispiel Firma, Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Ort und ein paar weitere Zusatzfelder aus der cobra Datenbank mit denen der easybill Datenbank gematcht werden.
Aktuell prüfen wir, ob wir hierzu die internen cobra Warenwirtschaftsschnittstellenkomponenten nutzen oder aber ob hier eine Eigenentwicklung sinnvoller wäre.
Wir haben uns zu Beginn dabei direkt dazu entschlossen diese Schnittstelle als eigenständiges Softwareprodukt zu entwickeln. Dadurch können wir in Zukunft eine Standardschnittstelle zwischen cobra und easybill auch für unsere Kunden anbieten.
Aktuell planen wir die Veröffentlichung der ersten Version nach den Sommerferien 2022. Vorher möchten wir die Software sowohl bei uns, als auch bei unserem Tochterunternehmen auf Herz und Nieren prüfen.
Sollten Sie dennoch schon jetzt Interesse an der Schnittstelle haben, so nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.
In diesem Artikel sind Links zur easybill Webseite hinterlegt, die mit einem Werbekennzeichen versehen sind. Sollte über den Link ein Vertrag zustande kommen, erhält die p17 GmbH eine Vertriebsprovision.
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