Gekaufte Firmenadressen in cobra ADRESS PLUS verwenden

Gekaufte Firmenadressen in cobra ADRESS PLUS verwenden

Über die p17 GmbH vertreiben wir neben cobra ADRESS PLUS und den cobra CRM Lösungen zusätzlich sämtliche Komponenten, die man für professionelle Vertriebssteuerung mit Hilfe von Geomarketing benötigt. Zu diesen Komponenten zählen Beispielsweise Geomarketing Softwarelösungen, wie easymap, Map&Market oder RegioGraph, die entsprechenden Marktdaten, wie zum Beispiel Kaufkraftinformationen und für die Neukundenakquise die passenden Firmenadressen.

In diesem Beitrag möchte ich aufzeigen, wie man gekaufte Firmenadressen in cobra ADRESS PLUS bzw. den cobra CRM Lösungen verwenden kann. Doch bevor ich mich dem Thema, wie Firmenadressen in cobra weiterverarbeitet bzw. eingelesen werden, widme, möchte ich zuerst das Thema Firmenadressen behandeln.

Wo kann man Firmenadressen kaufen?

Es gibt eine Vielzahl an Unternehmen, die Firmenadressen verkaufen. Bei der p17 GmbH arbeiten wir mit rund 50 Unternehmen zusammen, die Firmenadressen für Deutschland verkaufen. Sobald wir in den Bereich der europäischen Firmenadressen oder sogar der weltweiten Firmenadressen gehen, sind es mehrere 100 Lieferanten, die wir bei uns gelistet haben. Zu den bekanntesten Adresslieferanten zählen sicherlich die Bisnode D&B, die Creditreform, die Deutsche Post oder auch die Schober Information Group.

Welcher Firmenadressen Anbieter ist der passende für mich?

Diese Frage lässt sich gar nicht so leicht beantworten. Bei der Vielzahl an Adresslieferanten vergleicht man oftmals als allererstes den Preis der jeweiligen Anbieter und entscheidet sich dann oftmals für den günstigsten Adressanbieter. Doch dieser Anbieter muss nicht unbedingt der passende Anbieter sein, denn nicht alleine der Preis entscheidet.

Günstige Adressanbieter sammeln zum Teil automatisiert, über sogenannte Webcrawler, Firmenadressen von Unternehmenswebseiten, aus Google My Business oder weiteren Webverzeichnissen. Teilweise werden diese Adressen anschließend nicht weiter manuell korrigiert, veredelt oder angereichert.
Das Problem der Webcrawler Adressen besteht oftmals darin, dass die Daten zum Teil unvollständig sind oder aber die Adressen mit falschen Informationen ausgegeben werden. Ein ganz typischer Fehler ist die Zuordnung der falschen Branche.

Richtet sich zum Beispiel ein Unternehmensberater an Bäckereien und das Schlagwort Brötchen, Baguette und Bäckerei taucht sehr häufig auf der Webseite des Unternehmensberaters auf, kann es vorkommen, dass dieser Unternehmensberater nicht als Unternehmensberater klassifiziert wird, sondern als Bäckerei.
Dies lässt sich sicherlich nicht für alle Adresslieferanten mit einem Webcrawler pauschalisieren, allerdings arbeiten viele der günstigen Anbieter lediglich mit Crawlern, die zum Beispiel über die Worthäufigkeit eine Branche herauskristallisieren.

Teurere Adressanbieter sammeln die Informationen zum Teil aus Handelsregistereinträgen, Veröffentlichungen in Zeitungen, Rechnungsprüfungen oder telefonische Befragungen. Auch hier kann es natürlich zu Ungenauigkeiten kommen, allerdings lässt sich aus unserer Erfahrung sagen, dass diese Adressen insgesamt deutlich genauer sind, als die Adressen der Anbieter, die über Webcrawler die Firmenadressen sammeln.

Zusätzlich bieten die günstigeren Adressanbieter teilweise auch keine tiefergehenden Selektionskriterien an.  Das bedeutet, dass oftmals die Umsatzzahlen oder auch die Mitarbeitergrößenklasse des Unternehmens nicht selektiert werden kann. Im Vergleich dazu können diese bei den größeren bzw. teureren Adressanbietern berücksichtigt werden.

Hier stellt sich abschließend die Frage, welcher der passende Anbieter ist. Denn neben dem Preis entscheiden dann weitere Kriterien, die die Auswahl der Anbieter unter umständen deutlich reduzieren können.

Welche Firmeninformationen benötige ich?

Mit Hilfe von cobra ADRESS PLUS und den cobra CRM Lösungen können eine Vielzahl an Zusatzinformationen bei Adressen verwaltet werden.

So werden nicht nur die Stammdaten (Firma, Straße, PLZ und Ort) in cobra verwaltet, sondern bei Bedarf auch die Branche, eine Mitarbeitergröße oder weitere Informationen. Genau an dieser Stelle muss man sich überlegen:

Welche Daten benötige ich von dem jeweiligen Adressanbieter?

Neben den Stammdaten, lassen sich Beispielsweise Umsatzzahlen aus dem Vorjahr oder aber aus den Vorjahren als Merkmal zum Stammdatensatz bestellen. Grundsätzlich gibt es auch die Möglichkeit nur Firmenadressen, von Unternehmen, bei denen der Umsatz in den vergangenen drei Jahren gestiegen ist und die Mitarbeiterzahl gleich geblieben ist, zu bestellen. Eventuell könnte man über ein solches Szenario ableiten, ob solche Unternehmen in Zukunft einen erhöhten Personalbedarf haben.

Solche Umsatzzahlen bzw. Mitarbeiterinformationen lassen sich allerdings teils nur sehr schwer oder aber sehr ungenau über die Anbieter von Firmenadressen, die mit Hilfe eines Webcrawlers arbeiten, beziehen.

Im Falle einer Adressbestellung muss ich mir also genau überlegen, ob es für mein Unternehmen und mich relevant ist diese Informationen mitzubestellen. Bzw. ob ich durch die mitgelieferten Zusatzinformationen einen Vorteil habe.

Beispiel: Firmenadressen nach Branche kaufen

Ich bestelle für unser Unternehmen Firmenadressen von Unternehmensberatern aus der Region Hamburg im Umkreis von 100km. Zusatzmerkmale, wie zum Beispiel den Umsatz, die Mitarbeitergröße oder ähnliche Merkmale lasse ich in diesem Fall außen vor.

Beispielvisualisierung der ausgewählten Region, 100km um Hamburg, mit dem Geomarketing Add-On MAP+PLUS für cobra.

Anbietervergleich
Adressanbieter Anzahl Unternehmen Preis pro Adresse (netto)
1 2.525 0,55 Euro
2 2.798 0,48 Euro
3 1.997 0,35 Euro
4 3.201 0,40 Euro

Unsere Empfehlung würde zu Adressanbieter 1 gehen, da wir schon mehrere Kunden mit dieser Anfrage über diesen Anbieter abgewickelt haben und die Resonanz durchweg positiv ausgefallen ist.

Die Adressen werden nach dem Kauf in der Regel als Excelliste ausgeliefert und anschließend direkt in cobra importiert. Nach dem Import der Daten wird das entsprechende Datenschutzmerkmal hinterlegt, dass diese Adressen über den Adressanbieter 1 bezogen wurden, damit im Falle einer Datenschutzauskunft der entsprechende Nachweis erbracht werden kann. Anschließend wird über die Serienbrieffunktion in cobra ein Mailing erstellt, welches anschließend verschickt wird. Für ein zwei Seitiges Mailing rechnen wir inkl. Porto und Versand mit einem Pauschalbetrag von 2,00 Euro pro Brief.

Preisübersicht
Adressanbieter Adresspreis (netto)

Preis für Mailing

inkl. Porto und Versand (netto)

Gesamtpreis (netto)

1 1.388,75 Euro 5.050,00 Euro 6.438,75 Euro
2 1.343,04 Euro 5.596,00 Euro 6.939,04 Euro
3 698,95 Euro 3.994,00 Euro 4.692,95 Euro
4 1.280,40 Euro 6.402,00 Euro 7.682,40 Euro

Wir rechnen bei den günstigen Adressanbietern pauschal mit einer Fehlerquote bei den Adressen von 10% und bei den teureren Adressanbietern von 5%. Dies sind zum Teil Briefe die zurück gesendet werden, da der Empfänger verzogen ist bzw. es das Unternehmen nicht mehr gibt oder aber Unternehmen in dieser Branche aufgeführt wurden, die keine Unternehmensberater sind.

Zum Beispiel taucht bei einem der günstigeren Adressanbieter ein Zahnarzt auf, der mehrere Kundenrezensionen auf der Webseite veröffentlicht hat. Die Bewertungen stammen aber größtenteils von Unternehmensberatern, dadurch wurde dieser Zahnarzt irrtümlicherweise von den Webcrawlern in die entsprechende Branche Unternehmensberater klassifiziert.

Wichtig: Keiner der Adressanbieter am Markt kann eine 100%ige Genauigkeit von Adressen garantieren.

Fehlerquoten

Die jeweiligen Fehlertoleranzen sind grob unsere Erfahrungswerte aus den vergangenen 15 Jahren des Adresshandels.

Die jeweiligen Fehlerquoten ziehen wir von der Adressmenge und von dem Gesamtpreis der Firmenadressen ab:

Adressanbieter

Fehlerquote

(Schätzwert)

Fehlerhafte Adressen

(Schätzwert)

Betrag in Euro

(Schätzwert: Adresspreis inkl. Mailingkosten)

1 5% 126 321,94 Euro
2 5% 140 346,97 Euro
3 10% 200 469,30 Euro
4 10% 320 768,24 Euro
Responserate

Nun wollen wir dieses Beispiel, mit einer Responserate von 2% berechnen. Dazu ziehen wir bei den jeweiligen Adressanbietern, die fehlerhaften Adressen ab und berechnen anschließend den Anteil der Unternehmensberater, die sich proaktiv zurück melden.

Adressanbieter

Anzahl Unternehmen

(bereinigt)

Responserate

Anzahl Rückmeldungen

(Schätzwert)

1 2.399 48
2 2.658 53
3 1.797 36
4 2.881 58

In unserem Beispiel, bei dem wir die Adressen über Adressanbieter 1 beziehen, würden sich also 48 Unternehmen proaktiv zurück melden. In der Regel ist dieser Wert oftmals geringer, daher muss oft der eigene Vertrieb die jeweiligen Adressen abtelefonieren oder durch weitere Mailings das eigene Produkt oder die eigene Dienstleistung erneut angeboten werden.

Genau an dieser Stelle entstehen wieder enorme Kosten, die sich durch die Wahl des passenden Adressanbieters reduzieren lassen. Jeder Anruf der im Unternehmen getätigt wird, der bei einem nicht passenden Unternehmen aus der Adressbestellung landet, verursacht weitere Folgekosten.

Was kosten Firmenadressen?

In dem oberen Beispiel haben wir schon einige Preisinformationen genannt, sowie mögliche Folgekosten skizziert. Der Preis einer Firmenadresse lässt sich an dieser Stelle allerdings nicht genau nennen, denn dieser ist von unterschiedlichsten Faktoren abhängig:

  • Welche Daten werden benötigt? Zum Beispiel: Stammdaten, Telefonnummer, Ansprechpartner, Branche, Mitarbeitergröße, etc.
  • In welcher Nutzungsart werden die Adressen erworben? Für Analytische Zwecke, für die einmalige Nutzung (z.B. für Call-Center), für die mehrfache Nutzung, etc.
  • Wie viele Adressen werden gekauft? In der Regel kann man sagen: Je mehr Adressen man kauft, desto günstiger wird die Einzeladresse.
  • Über welchen Adressanbieter beziehen wir die Firmenadressen?

Es gibt am Markt einige Anbieter, die für ein paar Center eine einzelne Firmenadresse verkaufen, sowie Anbieter, die hochqualifizierte Unternehmensadressen für mehrere Euro anbieten. Einige der Anbieter von Unternehmensadressen erheben zusätzlich bei der Bestellung von Adressen eine Selektionspauschale und zusätzlich gibt es Adressanbieter, die einen Mindestbestellwert im Falle einer Adressbestellung haben.

Einen genauen Preis für eine einzelne Adresse zu nennen, fällt mir daher an dieser Stelle sehr schwer, da dieser von verschiedensten Faktoren abhängig ist. In der Regel verkaufen wir Unternehmensadressen in einem Preisbereich von 0,25 Euro bis 1,75 Euro pro Adresse.

Für eine genauere Preisinformation stellt mein Kollege Sebastian Franzbach, der bei uns für die Firmenadressen zuständig ist, gerne ein unverbindliches Angebot zusammen. Hierzu benötigen wir lediglich folgende Informationen:

  • Aus welcher Branche werden Firmenadressen benötigt? (Freie Definition der Branche)
  • Welche Merkmale werden benötigt? (Adresse, Telefonnummer, Webseite, Mitarbeiterzahl, Umsatz, etc.)
  • Aus welcher Region wollen Sie Adressen bestellen? (Land, Bundesland, Ort + Umkreis, etc.)
  • Zu welchem Zweck werden die Adressen gekauft? (Telefonakquise, Werbemailing, analytische Zwecke, etc.)

Firmenadressen in cobra ADRESS PLUS importieren

Nachdem wir das Thema Kauf von Firmenadressen umfangreich behandelt haben, möchte ich nun am Beispiel der cobra ADRESS PLUS Demoversion aufzeigen, wie die Daten in cobra importiert werden können. Der Import von Adressen in die cobra Datenbank erfolgt dabei in wenigen Schritten. Sollte eine der folgenden Funktionen in der cobra ADRESS PLUS bzw. cobra CRM Lösungen nicht enthalten sein, kann es vorkommen, dass diese Funktionen über das Rechtemanagement ausgeblendet und deaktiviert werden. Hierzu muss der Systemverwalter in cobra die Funktion freischalten oder aber den Vorgang selbst ausführen.

Die ausgelieferte Adressdatei (Excel Datei)

Für den Datenimport in cobra ADRESS PLUS benötigen wir eine Exceldatei, die in der Regel auch bei der Auslieferung von Adressen zur Verfügung gestellt wird. Je nach Anbieter werden die Datenspalten unterschiedlich benannt, daher kann die folgende Beispieltabelle bei der Auslieferung variieren:

DUNS Firma Straße PLZ Ort
34-390-3638 nice-IT GmbH Mühlenmathe 50 48599 Gronau
34-277-6075 p17 GmbH Mühlenmathe 50 48599 Gronau
31-524-1317 Kastanea GmbH Waldstraße 28 72189 Vöhringen

Was ist die DUNS Nummer?

In der Beispieltabelle oben enthält die Auslieferung der Daten die sogenannte DUNS Nummer. DUNS steht für Data Universal Numbering System und wurde in den 60iger Jahren von Dun & Bradstreet, eine Wirtschaftsauskunftei, eingeführt um jedes Unternehmen auf der Welt eindeutig zu identifizieren.

Die DUNS ID ist eine neunstellige Nummer, die zufällig für jedes Unternehmen erzeugt wird. Die Nummer ist mittlerweile ein etablierter Standard, der zum Beispiel auch für die Registrierung eines Developer Accounts bei Apple benötigt wird.

Die DUNS Nummer entspricht dabei nicht (!) wie teilweise angenommen wird, der Steuernummer eines Unternehmens, sondern ist eine eigenständige Information. Allerdings kann für eine Vielzahl der Unternehmen im Falle eines Adresskaufs auch zusätzlich die Umsatzsteueridentifikationsnummer mit ausgeliefert werden. Dies wäre dann ein weiteres Zusatzmerkmal.

Grundsätzlich empfehlen wir, sollten solche eindeutigen ID Nummern mit ausgeliefert werden, dass diese Information in der cobra Datenbank mit aufgenommen wird. Das erleichtert zu einem späteren Zeitpunkt den Abgleich und die Aktualisierung von Daten.

Der Import der Adressen in cobra ADRESS PLUS

Um die Daten in cobra ADRESS PLUS oder den cobra CRM Lösungen zu importieren, muss als erstes der Import-Assistent geöffnet werden. Hierzu öffnet man im Reiter Daten die Funktion Importieren.

Anschließend öffnet sich ein neues Dialogfenster, indem die entsprechende Datei, sowie die Spaltenverknüpfung definiert werden muss.

Das Dialogfenster gliedert sich in drei Teilbereiche:

Import Formateinstellungen: Format

Bestellt man regelmäßig Firmenadressen oder erhält Adresslisten aus anderen Systemen, kann man über die Formateinstellungen ein passendes Importformat definieren, welches automatisch die Spalten aus der Excel-Tabelle mit den passenden Spalten aus der cobra Datenbank verbindet. Diese Formateinstellungen erleichtern bei einem regelmäßigen Import von Daten den Abgleich. Allerdings lasse ich die Erstellung eines Importformats in diesem Beispiel außen vor.

Import Formateinstellungen: Datei

Über den Bereich Datei wird zum einen der Dateityp Bericht oder Microsoft Excel ausgewählt, sowie anschließend der Pfad zum jeweiligen Bericht oder aber zur Microsoft Excel Datei ausgewählt.

Wählt man eine Excel Datei aus, muss anschließend das entsprechende Tabellenblatt ausgewählt werden, welches die zu Importieren Daten beinhaltet.

Außerdem kann hier die Quelle definiert werden. Dies wird für das in cobra integrierte Datenschutzmodul bei Bedarf benötigt und gibt die Herkunft der Daten an. In der Regel verwendet man dies für personenbezogene Daten, allerdings bietet sich die Quelle auch im Rahmen des Adresskaufs an, da man eventuell von Unternehmen eine Rückfrage erhält, woher die Daten bezogen wurden. Hier bietet es sich an, den jeweiligen Adressanbieter zu hinterlegen, bzw. im Falle eines Kaufs der Adressen über die p17 GmbH, wird hier zusätzlich die p17 GmbH als Adressmittler angegeben, wobei wir in dem einfachen Fall des Adressverkaufs, keine zusätzlichen Daten generieren.

An letzter Stelle in diesem Bereich findet man allerdings eine sehr nützliche Funktion, die wir beim Import aktivieren sollten. Es kann die Option aktiviert werden, die Adressen direkt zu recherchieren. Dies ist gerade dann sinnvoll, wenn man nachträglich die zu importierenden Daten noch einmal über eine Massenoperation bearbeiten möchte, zum Beispiel zum hinzufügen von Stichwörtern oder aber falls beim Datenimport ein Fehler aufgetreten ist, zum Beispiel weil Felder falsch verbunden wurden, kann man anschließend per Mausklick die recherchierten Adressen einfach löschen.

Import Formateinstellungen: Felder

Unter den Felddefinitionen kann anschließend der für den Import wichtigste Teilbereich eingestellt werden. Zum einen wird hier das Importverhalten definiert. Das bedeutet, was passiert mit den vorhandenen und den importierten Datensätzen?

In diesem Fall, werden alle Datensätze als neue Adresse aufgenommen und es findet kein weiterer Abgleich mit den in der cobra Datenbank enthaltenen Daten statt.

Zum anderen wird hier das sogenannte Feldmatching durchgeführt. In der aufgeführten Tabelle befinden sich auf der linken Seite die einzelnen Datenspalte aus der Excelliste und auf der rechten Seite müssen die entsprechenden Datenspalten mit den cobra Datenbankfelder verbunden werden. Sollten die Felder in der Exceltabelle und in der cobra Datenbank gleich benannt sein, erkennt der Import-Assistent die Felder selbstständig. Alternativ können über die entsprechenden Dropdown Felder die passenden Datenbankfelder ausgewählt werden.

Möchte man ein Feldinhalt nicht übertragen, dann kann diese Spalte einfach "leer" gelassen werden und die Daten werden nicht in die cobra Datenbank überführt.

Datensätze in cobra importieren

Bevor die Datensätze aus der Exceltabelle in cobra importiert werden, raten wir unseren Kunden immer zuerst dazu, eine Überprüfung durchzuführen. Hierzu klickt man auf den Button Überprüfen und der Import-Assistent überprüft dann die entsprechenden Datenfelder auf die Länge und ob alle Daten fehlerfrei aus der Exceltabelle eingelesen werden können. Sollte es an dieser Stelle keine Fehlermeldung geben, kann man anschließend mit dem Importieren der Datensätze fortfahren.

Der Importvorgang wird abschließend einfach über den Button Importieren gestartet. Je nach zu importierender Adressmenge dauert dies einen kurzen Moment.

Sobald der Importvorgang fehlerfrei abgeschlossen wurde, kann man dann den Importvorgang verlassen und die Daten noch einmal überprüfen.

Die Kontrolle des Imports in cobra ADRESS PLUS

Dadurch, dass in dem Importvorgang die neuen Adressen in eine neue Recherche überführt wurden, können diese ganz einfach kontrolliert werden. Es müssen lediglich die Adressen aus der Recherche angezeigt werden und durch einen Doppelklick auf die jeweilige Adresse kann nun überprüft werden, ob die Daten korrekt in cobra importiert wurden.


Über den Autor

Benjamin Beloch ist der Typ mit dem cobra CRM System

Benjamin Beloch
Geschäftsführender Gesellschafter p17 GmbH

Benjamin Beloch bezeichnet sich selbst als der Typ mit dem CRM System und gründete bereits mit 18 Jahren sein erstes Unternehmen und hat Weblösungen zur Kundengenerierung vertrieben. Seit mittlerweile mehr als 10 Jahren ist er begeisterter cobra Anwender und gehört mit der p17 GmbH zu den cobra Solution Partnern und vertreibt, implementiert und entwickelt angepasste CRM Lösungen für die unterschiedlichsten Unternehmen, Vereine und öffentliche Einrichtungen.

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