Es gibt drei Stellen, an denen in fast jeder Organisation Informationen von Hand übertragen werden: Anfragen aus Web-Formularen, Anmeldungen zu Veranstaltungen und eingehende E-Mails. Für alle drei gibt es in der cobra Welt einen Baustein.
cobra Forms
Formulare, die Daten direkt in cobra schreiben, statt eine E-Mail zu erzeugen, die jemand abtippt. Typische Einsätze: Kontaktformular auf der Website, Anfrage nach Unterlagen, Rückrufwunsch, Newsletter-Anmeldung mit Einwilligung, interne Meldungen.
Der Nutzen liegt weniger in der Zeitersparnis beim Erfassen als in der Vollständigkeit: Was direkt im System landet, hat eine Historie, einen Zeitstempel und eine Zuständigkeit. Was per E-Mail kommt, hat all das nur, wenn sich jemand die Mühe macht.
cobra Event
Für alle, die regelmäßig Veranstaltungen durchführen – Schulungen, Messen, Kundentage, Informationsveranstaltungen. Der Ablauf, den dieser Baustein abdeckt, ist immer derselbe:
- Veranstaltung anlegen, Teilnehmerzahl und Fristen festlegen
- Zielgruppe aus dem Adressbestand selektieren und einladen
- Anmeldungen erfassen – idealerweise über ein Formular statt per E-Mail
- Bestätigungen, Erinnerungen und Unterlagen versenden
- Teilnahme dokumentieren – am Kontakt, wo sie später auffindbar ist
- Nachfassen und auswerten
Punkt fünf ist der eigentliche Gewinn: Wer weiß, wer bei welcher Veranstaltung war, kann beim nächsten Mal gezielter einladen.
cobra E-Mail-Autopilot
Der E-Mail-Autopilot ist die moderne Fassung der cobra Ordnerüberwachung, die viele Anwenderinnen und Anwender aus cobra CRM PRO und cobra CRM BI bereits kennen.
Die Funktionsweise ist schnell erklärt: Der Autopilot überwacht E-Mail-Postfächer. Trifft eine E-Mail ein, gleicht er die Absenderadresse mit dem Adressbestand ab – und legt die Nachricht bei der erkannten Adresse automatisch in der Kontakthistorie ab.
Das Ergebnis ist eine lückenlose E-Mail-Kontakthistorie: Beim Kunden steht die gesamte Korrespondenz, unabhängig davon, wer sie geführt hat und ob jemand daran gedacht hat, sie manuell abzulegen.
Warum das mehr wert ist, als es zunächst klingt:
- Vertretung wird möglich. Wer für eine erkrankte Kollegin einspringt, sieht den Verlauf – und muss nicht in fremden Postfächern suchen.
- Wissen bleibt im Haus. Beim Ausscheiden einer Person bleibt die Korrespondenz beim Kunden, nicht im persönlichen Postfach.
- Keine Disziplinfrage mehr. Manuelles Ablegen funktioniert genau so lange, wie es ruhig ist. Der Autopilot funktioniert auch dann, wenn es das nicht ist.
- Belastbare Historie. Erst wenn die Ablage vollständig ist, kann man sich auf sie verlassen – und genau das ist die Grundlage für Auswertungen.
Was vorher zu klären ist: welche Postfächer überwacht werden, wie mit E-Mails umgegangen wird, deren Absender nicht im Bestand steht, und welche Nachrichten bewusst nicht in der gemeinsamen Historie landen sollen – etwa Personalthemen. Diese Abgrenzung gehört vor die Einrichtung, nicht danach.
Was davon lohnt sich wann?
| Wenn bei Ihnen … | … lohnt sich |
|---|---|
| Anfragen aus dem Web per Hand erfasst werden | cobra Forms |
| Veranstaltungen in Excel-Teilnehmerlisten organisiert werden | cobra Event |
| E-Mails nur unregelmäßig oder gar nicht am Kontakt abgelegt werden | cobra E-Mail-Autopilot |
| Telefonate ohne Zuordnung zum Kontakt bleiben | Telefonie-Anbindung |
| mehrere Systeme miteinander sprechen sollen | Automatisierung und CXM WEBCONNECT |
| Kunden ihre Daten selbst pflegen sollen | Portale & Self-Service |
Welche Bausteine zu Ihrer Lizenz und Ihrer Version passen, klären wir kurz vorab – fragen Sie uns.