Wer ein CRM budgetiert, schaut zuerst auf den Lizenzpreis. Verständlich – aber es ist die Position, die sich am einfachsten vergleichen und am schlechtesten beeinflussen lässt. Die interessanten Hebel liegen woanders.
Die Kostenblöcke
| Block | Was dazugehört | Anteil |
|---|---|---|
| Lizenzen | Zugänge nach Anzahl und Edition | planbar, vergleichbar |
| Zusatzmodule | Bausteine wie Auswertung oder Schnittstellen | je nach Bedarf |
| Wartung / Update-Anspruch | Anspruch auf neue Versionen und Korrekturen | laufend |
| Einführung | Planung, Einrichtung, Datenübernahme | einmalig, oft unterschätzt |
| Anpassungen | Ansichten, Berichte, eigene Funktionen | einmalig plus Folgeaufwand |
| Schulung | Anwender, Key-User, Administration | einmalig plus Auffrischung |
| Betrieb | Server, Cloud, Backup, Systempflege | laufend |
| Betreuung | Ansprechpartner, Support, kleine Änderungen | laufend |
Wer nur die erste Zeile vergleicht, vergleicht ungefähr ein Drittel.
Kauf oder Miete
Beide Modelle sind gebräuchlich, und keins ist grundsätzlich besser.
Für Kauf spricht: Über eine lange Nutzungsdauer meist günstiger. Die Lizenz gehört Ihnen; ein einmal beschaffter Stand bleibt nutzbar. Bilanziell eine Investition.
Für Miete spricht: Kein hoher Betrag zu Beginn. Anpassbar, wenn das Team wächst oder schrumpft. Neue Versionen sind üblicherweise enthalten. Bilanziell laufender Aufwand.
Die praktische Frage ist meist nicht die Rechnung über fünf Jahre, sondern: Wie sicher ist Ihre Planung? Wenn Sie heute nicht wissen, ob Sie in zwei Jahren acht oder achtzehn Zugänge brauchen, ist Flexibilität mehr wert als der rechnerische Vorteil.
Wo tatsächlich gespart wird
- Bei der Anzahl der Zugänge. Der häufigste Einsparposten überhaupt – siehe Lizenzberatung. Über die Jahre gewachsene Lizenzstände passen selten zur tatsächlichen Nutzung.
- Bei der Edition. Wer eine große Edition einsetzt, aber nur Adressen pflegt, zahlt für Luft. Downgrade prüfen.
- Bei Zusatzmodulen, die niemand nutzt. Einmal beschafft, nie wieder hinterfragt.
- Bei Anpassungen. Jeder Sonderweg kostet nicht nur bei der Erstellung, sondern bei jedem Update wieder.
Wo Sparen teuer wird
- An der Datenübernahme. Schlechte Daten kosten für den Rest der Systemlebensdauer Vertrauen und Arbeitszeit.
- An der Schulung. Ein System, das niemand versteht, wird umgangen. Dann zahlen Sie die Lizenz und die alte Excel-Liste.
- Am Backup. Braucht man nie – bis man es einmal braucht.
Unsere Faustregel für die Planung: Rechnen Sie die Einführung nicht kleiner, als sie ist. Ein Angebot, das bei der Dienstleistung optimistisch kalkuliert, wird nicht günstiger – es wird nur später teurer.
Was in Ihrem Fall zusammenkommt, rechnen wir Ihnen im Rahmen der Produktberatung transparent auf. Anfrage stellen.