Umstieg auf cobra: was wir ablösen
Fast jede Organisation verwaltet Adressen bereits – nur eben verteilt. Diese fünf Ausgangslagen begegnen uns in nahezu jedem Projekt.
Niemand fängt bei null an. Bevor ein CRM eingeführt wird, gibt es immer schon etwas – und dieses „etwas“ bestimmt den Aufwand des Umstiegs mehr als die Zielsoftware.
Die häufigsten Ausgangslagen
Microsoft Exchange und Outlook-Kontaktbücher. Kontakte liegen in persönlichen Ordnern, teilweise mehrfach, und niemand weiß, welcher Stand aktuell ist.
Gewachsene Excel-Tabellen. Die eine Datei, die alle kennen – und die fünf Kopien davon, die es offiziell nicht gibt.
Microsoft Access-Datenbanken. Oft technisch besser als ihr Ruf, aber gebaut von jemandem, der längst nicht mehr im Haus ist.
Ein anderes CRM-System. Es funktioniert, aber es passt nicht mehr – zu teuer, zu unflexibel, zu weit weg von Ihren Abläufen.
Der Lexware Kundenmanager. Der stille Klassiker in vielen kleineren Betrieben – im Kern eine abgespeckte cobra ADRESS PLUS Lizenz, weshalb der Weg von dort besonders kurz ist.
Was alle vier gemeinsam haben
In jedem dieser Fälle geht es weniger um Technik als um drei Fragen:
- Was ist der Wahrheitsstand? Welche Quelle gilt, wenn sich zwei widersprechen?
- Was kommt mit? Der vollständige Bestand, oder nur das, was tatsächlich noch relevant ist?
- Was passiert mit den alten Wegen? Solange die Excel-Liste weiter offen ist, wird sie benutzt.
Frage drei entscheidet über den Erfolg. Ein CRM, das parallel zu den alten Wegen betrieben wird, ist kein CRM, sondern eine zusätzliche Aufgabe.
Der grobe Ablauf
| Schritt | Inhalt |
|---|---|
| 1 | Produktberatung: Welche cobra Edition passt zum Bedarf? |
| 2 | Projektplanung: Umfang, Reihenfolge, Verantwortlichkeiten |
| 3 | Datenübernahme: sichten, bereinigen, zuordnen, Probelauf |
| 4 | Implementierung: Struktur, Rechte, Anpassungen, Inbetriebnahme |
| 5 | Schulung: damit das System auch benutzt wird |
| 6 | Alte Wege schließen – bewusst und mit Ankündigung |
Der wichtigste Termin im ganzen Projekt ist der, an dem die alte Datei ins Archiv wandert. Ohne diesen Termin läuft die Ablösung nie zu Ende.
Sie erkennen Ihre Ausgangslage in mehr als einem dieser Punkte wieder? Das ist der Normalfall. Beschreiben Sie kurz, womit Sie heute arbeiten – wir sortieren das mit Ihnen.
Outlook-Kontaktbücher ablösen
Verstreute Outlook- und Exchange-Kontakte zusammenführen – ohne dass Ihr Team Outlook aufgeben muss.
Gewachsene Excel-Tabellen ablösen
Von der gewachsenen Adressliste zum CRM: Parallelversionen zusammenführen und den Rückfall in die alte Datei verhindern.
Access-Datenbanken ablösen
Selbstgebaute Access-Lösungen ablösen: Struktur übernehmen, Formularlogik übersetzen, Abhängigkeit von Einzelpersonen auflösen.
Wechsel von einem anderen CRM-System
Ein anderes CRM ablösen: die ehrliche Prüfung, ob ein Wechsel lohnt – und der Ablauf, wenn er es tut.
Lexware Kundenmanager ablösen
Der Lexware Kundenmanager war eine abgespeckte cobra ADRESS PLUS Lizenz – die Daten lassen sich vollständig in cobra One übernehmen.