Wer eine Access-Datenbank für die Adressverwaltung gebaut hat, hat sich Gedanken gemacht: über Tabellen, Beziehungen, Eingabemasken und Auswertungen. Diese Vorarbeit ist wertvoll – bei der Migration ist sie sogar ein Vorteil.
Warum eine Access-Lösung trotzdem ein Risiko ist
- Bus-Faktor eins. Die Person, die sie gebaut hat, ist oft die einzige, die sie noch versteht – und häufig gar nicht mehr im Haus.
- Keine Dokumentation. Logik steckt in Formularen, Makros und Abfragen, nicht in einer Beschreibung.
- Mehrbenutzerbetrieb. Access ist für gleichzeitige Zugriffe nur begrenzt gemacht; über Netzlaufwerke wird es schnell empfindlich.
- Datensicherung und Rechte. Häufig genügt der Zugriff auf die Datei, um an alles zu kommen.
- Wartung und Weiterentwicklung. Neue Anforderungen bleiben liegen, weil sich niemand mehr an die Lösung traut.
Was die Migration erleichtert
Im Gegensatz zu Excel-Listen bringt Access meist eine saubere relationale Struktur mit: Firmen und Ansprechpartner in getrennten Tabellen, Verknüpfungen über Schlüssel, definierte Feldtypen. Das ist genau die Struktur, die ein CRM ohnehin braucht – der Datenteil der Migration ist deshalb oft unkomplizierter als erwartet.
Was Arbeit macht: die Logik
Der aufwendige Teil sind die Regeln, die nicht in den Tabellen stehen:
| Wo Logik steckt | Was zu tun ist |
|---|---|
| Eingabeformulare | Pflichtfelder, Plausibilitätsprüfungen und Vorbelegungen identifizieren |
| Abfragen | Welche Auswertungen werden tatsächlich genutzt? |
| Berichte | Welche Ausgaben braucht der Betrieb weiterhin? |
| Makros und VBA | Welche Automatismen laufen im Hintergrund? |
| Verknüpfte Tabellen | Gibt es Verbindungen zu anderen Systemen oder Dateien? |
Unser Vorgehen: Wir gehen die Datenbank gemeinsam mit den Anwenderinnen und Anwendern durch und protokollieren, welche Funktion wofür gebraucht wird. Erfahrungsgemäß ist ein erheblicher Teil der Formulare und Abfragen seit Jahren ungenutzt.
Was übrig bleibt, wird nach Möglichkeit im cobra Standard abgebildet. Nur für den Rest sprechen wir über Individualentwicklung – und diese Reihenfolge ist wichtig, sonst bauen Sie eine Access-Datenbank nach, statt ein CRM einzuführen.
Der häufigste Fehler beim Umstieg
Der Versuch, die Access-Lösung eins zu eins nachzubilden. Sie ist über Jahre entstanden und trägt jede Menge Entscheidungen mit sich, die längst überholt sind. Der Umstieg ist die Gelegenheit, sie zu prüfen – nicht sie zu zementieren.
Praxis-Tipp: Fragen Sie zu jedem Feld und jeder Funktion: „Wann haben Sie das zuletzt gebraucht?“ Bei „weiß nicht“ oder „das war früher“ kommt es auf die Streichliste. Sie werden überrascht sein, wie kurz die Liste der wirklich benötigten Funktionen ist.
Passende Zieledition ist meist cobra One Grow – bei umfangreicher Eigenlogik auch cobra One Max. Die Einordnung übernimmt die Produktberatung, den Datenteil die Datenübernahme.