Datenübernahme: der Teil, der über den Rest entscheidet

Wir haben noch kein CRM-Projekt gesehen, in dem die Datenübernahme so einfach war wie erwartet. Das liegt selten an der Technik und fast immer daran, dass die Altbestände anders aussehen, als alle Beteiligten in Erinnerung hatten.

Was uns typischerweise erwartet

• Mehrere Quellen mit teilweise überlappendem Inhalt: eine Hauptliste, zwei „private“ Excel-Dateien und Outlook-Kontakte.
• Dubletten, die keine sind (zwei Standorte derselben Firma) und Dubletten, die welche sind (drei Schreibweisen desselben Namens).
• Felder mit gemischtem Inhalt: Telefonnummer und Ansprechpartner in einer Spalte, Notizen im Adressfeld.
• Historisch gewachsene Kürzel, die nur zwei Personen im Haus deuten können.
• Karteileichen: Firmen, die es seit Jahren nicht mehr gibt.

Das ist normal. Wichtig ist nur, es vor der Migration zu wissen und nicht danach.

Unser Vorgehen

1. Quellen sichten. Alle Bestände einsammeln, auch die, von denen offiziell niemand weiß.
2. Analyse. Wie viele Datensätze, wie vollständig, wie viele Dubletten, welche Felder sind wirklich befüllt?
3. Zielstruktur festlegen. Welche Felder braucht das neue System? Nicht alles, was mitkommen kann, sollte auch mitkommen.
4. Feldzuordnung. Quelle zu Ziel, mit Regeln für Sonderfälle. Hier entstehen die meisten Rückfragen – zu Recht.
5. Bereinigung. Dublettenzusammenführung, Vereinheitlichung von Schreibweisen, Trennung vermischter Inhalte.
6. Probelauf. Die Daten landen im Testsystem, Ihre Key-User schauen sich ihre eigenen Kunden an. Niemand findet Fehler so schnell wie jemand, der seine Kontakte kennt.
7. Korrekturrunde, dann zweiter Probelauf.
8. Produktive Übernahme zum festgelegten Termin.

Die Entscheidung, die niemand gern trifft

Was kommt nicht mit? Es ist verlockend, alles zu übernehmen – man weiß ja nie. In der Praxis ist ein Datenbestand mit 30 Prozent Karteileichen aber schlechter als einer ohne, weil das Vertrauen in die Auswertungen fehlt.

Unser Vorschlag: Alte Bestände werden archiviert, nicht gelöscht. Sie sind bei Bedarf verfügbar, stehen aber nicht im Weg. Damit fällt die Entscheidung deutlich leichter.

Herkunftsspezifische Besonderheiten

• Aus Excel: meist saubere Struktur, aber viele Parallelversionen und uneinheitliche Formate.
• Aus Access: oft gute Datenstruktur, dafür Logik in Formularen und Abfragen, die mit übersetzt werden muss.
• Aus Outlook-Kontakten: persönliche Ordner, die erst zusammengeführt werden müssen – inklusive der Frage, was privat bleibt.
• Aus einem anderen CRM: meist technisch am einfachsten zu exportieren, dafür mit dem größten Aufwand bei der Zuordnung von Kategorien und Status.
• Aus einer cobra Altversion: Der Weg ist definiert, aber Anpassungen und Zusatzfelder brauchen eine eigene Bewertung.

Praxis-Tipp: Legen Sie vor dem Start ein Feld „Herkunft“ an und tragen Sie ein, aus welcher Quelle jeder Datensatz stammt. Kostet einmal fünf Minuten und beantwortet später jede Frage nach „Wo kommt der denn her?“ in Sekunden.

Datenübernahme ist Teil unserer Implementierung und wird bei uns immer mit Aufwand im Angebot ausgewiesen – nicht als Pauschale, die später nicht reicht.