Wir haben Respekt vor gewachsenen Excel-Listen. Sie sind oft über Jahre gepflegt, enthalten das gesammelte Wissen einer Organisation und funktionieren – bis sie es nicht mehr tun.
Die Grenze, an der es kippt
Meist sind es nicht die Datensätze, sondern diese fünf Punkte:
- Mehr als eine Person pflegt. Spätestens dann existieren Parallelversionen, egal wie gut die Absprache ist.
- Historie fehlt. Eine Tabelle hält den Zustand fest, nicht den Verlauf. „Wann haben wir zuletzt gesprochen?“ ist nicht beantwortbar.
- Ein Kontakt hat mehrere Ansprechpartner. In einer flachen Tabelle wird daraus entweder Redundanz oder Informationsverlust.
- Dokumente gehören dazu. Angebote, Verträge, Korrespondenz – in Excel bleiben das bestenfalls Dateipfade.
- Datenschutz wird zum Thema. Wer hat Zugriff auf die Datei im Netzlaufwerk? Wer hat sie zuletzt kopiert?
Wenn Sie drei dieser Punkte kennen, arbeiten Sie bereits gegen das Werkzeug an.
Was bei der Übernahme wirklich passiert
Der technische Import einer Excel-Datei ist schnell erledigt. Die eigentliche Arbeit liegt davor:
- Parallelversionen einsammeln. Es gibt fast immer mehr Dateien, als offiziell bekannt ist. Fragen Sie ausdrücklich nach – ohne Vorwurf, sonst kommen sie nicht ans Licht.
- Vermischte Spalten trennen. „Ansprechpartner“ enthält oft Name, Funktion und Durchwahl in einem Feld.
- Formate vereinheitlichen. Telefonnummern in sechs Schreibweisen, Datumsangaben als Text, PLZ ohne führende Null.
- Dubletten erkennen. Ähnliche Firmennamen sind selten identisch geschrieben.
- Freitext auswerten. In der Spalte „Bemerkung“ steckt häufig genau das Wissen, das später als strukturiertes Merkmal gebraucht wird.
Das ganze Vorgehen steht unter Datenübernahme.
Die Bemerkungsspalte
Ein eigener Absatz, weil sie in jedem Projekt vorkommt. In der Spalte „Bemerkung“ stehen Sätze wie „nur donnerstags erreichbar“, „Rechnung immer an Frau M.“, „kein Interesse an Newsletter“. Das ist wertvolles Wissen – aber unstrukturiert.
Unser Vorgehen: Wir lesen eine Stichprobe von 100 Einträgen und leiten daraus drei bis fünf strukturierte Merkmale ab. Der Rest wandert als Freitext mit, geht also nicht verloren. Danach ist auswertbar, was vorher nur lesbar war.
Der Rückfall
Die größte Gefahr nach dem Umstieg ist die alte Datei. Solange sie erreichbar ist, wird sie benutzt – „nur kurz, für diese eine Sache“.
Unsere Empfehlung: Die Datei wird zu einem angekündigten Termin schreibgeschützt gesetzt, in ein Archivverzeichnis verschoben und mit einem Datum im Dateinamen versehen. Nicht gelöscht – das erzeugt unnötige Angst –, aber deutlich als Vergangenheit markiert.
Praxis-Tipp: Nehmen Sie sich vor der Migration die zehn Zeilen vor, die Sie am besten kennen, und schreiben Sie auf, welche Information darin für Sie wichtig ist. Diese Liste ist der beste Anforderungskatalog, den Sie bekommen können.
Für den Einstieg genügt häufig cobra One Essential; wenn auch Vorgänge und Kampagnen dazukommen, ist cobra One Grow die passende Wahl. Die Einordnung übernimmt die Produktberatung.