„Unser CRM passt nicht mehr“ ist ein Satz mit vielen möglichen Ursachen – und nicht bei allen ist ein Systemwechsel die Lösung. Deshalb steht am Anfang eine Frage, die Ihnen sonst selten jemand stellt: Liegt es wirklich am System?
Wann ein Wechsel nicht hilft
- Die Daten sind schlecht. Ein neues System mit denselben Daten ist ein neues System mit denselben Problemen.
- Es wurde nie richtig eingeführt. Wenn niemand geschult wurde und die Prozesse nie festgelegt waren, wiederholt sich das im nächsten System. Siehe Projektrettung.
- Eine einzelne Funktion fehlt. Dafür gibt es oft eine Schnittstelle oder eine Automatisierung.
- Die Anpassungen wurden nie gemacht. Ein Standardsystem, das niemand auf die eigenen Abläufe zugeschnitten hat, passt naturgemäß nicht.
Wann ein Wechsel sinnvoll ist
- Die Kosten stehen nicht im Verhältnis zum tatsächlichen Nutzen – siehe Lizenzberatung.
- Das System lässt sich nicht anpassen, ohne dass jede Änderung zum Projekt wird.
- Der Anbieter oder die Betreuung ist weggefallen und niemand kennt die Lösung mehr.
- Die Datenhoheit ist unklar oder der Export der eigenen Daten ist schwierig.
- Die Software passt nicht zur Arbeitsweise – etwa ein reines Vertriebssystem in einer Organisation, die vor allem Kontakte betreut.
- Deutschsprachiger Support und Ansprechpartner in erreichbarer Nähe werden gebraucht.
Der Ablauf eines Wechsels
- Exportfähigkeit prüfen. Bevor irgendetwas entschieden wird: Kommen Sie an Ihre eigenen Daten heran, und in welcher Form? Diese Frage ist überraschend oft der Knackpunkt.
- Umfang festlegen. Stammdaten sicher. Historie – wie weit zurück? Dokumente – alle oder ab einem Stichtag? Offene Vorgänge – übernehmen oder im Altsystem zu Ende führen?
- Zuordnung erarbeiten. Kategorien, Status, Vorgangstypen und Benutzerrollen aus dem alten System müssen im neuen ein Gegenstück bekommen. Das ist der eigentliche Denkaufwand.
- Probelauf. Ihre echten Daten im Testsystem, geprüft von den Leuten, die sie kennen.
- Stichtag festlegen. Ein sauberer Schnitt schlägt Parallelbetrieb. Wenn Parallelbetrieb unvermeidbar ist: befristet und mit klarer Regel, welches System führt.
- Altsystem archivieren. Lesend verfügbar halten, solange nötig – schreibend sofort schließen.
Was oft übersehen wird
| Punkt | Warum er wichtig ist |
|---|---|
| Laufende Verträge | Kündigungsfristen bestimmen den frühestmöglichen Stichtag |
| Angebundene Systeme | Jede Schnittstelle am Altsystem muss neu gebaut werden |
| E-Mail-Vorlagen und Dokumente | Sie hängen oft an Feldern, die im neuen System anders heißen |
| Berichtswesen | Wer regelmäßig auswertet, braucht die Auswertungen ab Tag eins |
| Gewohnheiten | Die Oberfläche ist anders. Das ist kein Fehler, aber es braucht Schulung. |
Ehrliche Einschätzung inklusive: Wenn die Prüfung ergibt, dass Ihr bestehendes System mit etwas Anpassung und Schulung das Richtige bleibt, sagen wir das. Ein Wechsel, der nur den Ärger mitnimmt, hilft niemandem.
Welche cobra Edition beim Wechsel infrage kommt, klärt der Produktvergleich und die Produktberatung. Den Datenteil beschreibt die Datenübernahme.